نظامهای همکاری بین کتابخانه ها

چکیده
 
اشتراک منابع به عنوان یکی از راههای ضروری غلبه بر محدودیتهای کتابخانه‌ها در پاسخگویی به نیاز مراجعان، در قالب برنامه‌ها و اقدامهای‌گوناگون و براساس محورهای مختلفی قابل انجام است، اما آنچه پیش از طراحی و اجرای هر‌گونه برنامه‌ای باید از آن اطمینان حاصل کرد، میزان موفقیت این برنامه‌ها و آگاهی از عواملی است که بر میزان موفقیت آنها تأثیرگذار هستند. در این مقاله ابتدا عوامل موفقیت اشتراک منابع و همکاری بین کتابخانـه‌ها که در نوشته‌ها به آنها اشاره شده است ارائه گردیده‌اند و سپس برای شناخت و تحلیل بهتر، این عوامل با دید سیستمی‌ و استراتژیک دسته‌بندی و تحلیل شده‌اند.
کلیـدواژه‌ها: اشتراک منابع، همکاری بین‌کتابخانه‌ها، نگرش سیستمی، نگرش استراتژیک
 
 
مقـدمـه
کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی به عنوان گنجینه‌های اصلی دانش و اطلاعات، از مهم‌ترین اجزای نظـام اطلاع‌رسانی علمی‌هر کشوری محسوب می‌شوند و هیچ پژوهشگری بدون بهره‌گیری از این منابع قادر به انجـام فعالیتهای علمی‌و پژوهشی نیست. با این وجود به دلایلی مانند:
ـ پدیده انفجار اطلاعات و رشد روزافزون دانش بشری
ـ توسعه فناوریهای نوین به‌ویژه در حوزه اطلاعات و ارتباطات و افزایش میزان دسترسی به منابع
ـ رشد روز افزون قیمت منابع
ـ کمبود منابع مالی کتابخانه‌ها
ـ عدم تناسب میان نیازها و منابع مالی کتابخانه‌ها
ـ رشد پژوهشهای بین رشته‌ای و پدید آمدن تنوع در تقاضا برای منابع
ـ محدودیت فضای نگهداری منابع در کتابخانه‌ها
هیچ‌کتابخانه یا مرکز اطلاع‌رسانی به صورت مستقل، توان پاسخگویی‌کامل به نیازهای اطلاعاتی مراجعان خود را ندارد. به همین دلیل کتابخانه‌ها از حدود یک قرن پیش به راهکارهایی روی آورده‌اند که بتوانند در چارچوب توافقها و برنامه‌هایی ‌از منابع یکدیگر برای پاسخ به نیاز مراجعان خود استفاده کنند. این رویکرد که بیشتر به عنوان «همکاری بین کتابخانه‌ها» یا «اشتراک منابع» شناخته می‌شود، عبارت است از هرگونه فعالیتی که به صورت مشترک و با همکاری دو یا چندکتابخانه با هدف تسهیل، بهبود و توسعه عملیات و افزایش توان کتابخانه‌ها در پاسخگویی به نیاز کاربران انجام شود (علیدوستی،‌1380).
اشتراک منابع به عنوان یکی از راههای ضروری غلبه بر محدودیتهای کتابخانه‌ها در پاسخگویی به نیاز مراجعان، در قالب برنامه‌ها و محورهایی گوناگون قابل انجام است، اما آنچه پیش از طراحی و اجرای هرگونه برنامه‌ای باید از آن اطمینان حاصل کرد، وجود عواملی است که بر موفقیت آنها تأثیر می‌گذارند.
بررسی تاریخچه همکاری به‌طور عام و اشتراک منابع و همکاری بین کتابخانه‌ها به طور خاص و شناسایی عوامل موفقیت یا عدم موفقیت برنامه‌هایی که در‌این حوزه ایجاد شده‌اند، می‌تواند به بهبود برنامه‌های موجود و راه‌اندازی برنامه‌های جدید کمک شایانی نماید. از این‌رو، در این مقاله عوامل موفقیت اشتراک منابع و همکاری بین کتابخانه‌ها با بررسی و مطالعه پژوهشهای پیشین استخراج و با نگرش سیستمی‌و استراتژیک، دسته‌بندی و تحلیل می‌شوند.
روش
تبدیل روزافزون محیط اطلاعاتی به یک محیط الکترونیکی (Scammell 1997, 3) و توسعة چشمگیر فناوری اطلاعات و ارتباطات در خدمات اطلاع‌رسانی و کتابداری (Abdoulaye and Majid 2000; Bardley 1997, 16-17; Kaku 1998, 49-50; (McMurdo 1997 شکل جدیدی از کتابخانه‌ها را با نام کتابخانه‌های الکترونیکی یا مجازی[3] مطرح کرده است که تمامی مجموعه آنها به صورت الکترونیکی یا ماشین‌خوان است. این کتابخانه‌ها به شبکه‌های ارتباط از راه دور اتصال کامل دارند و کاربران آنها از لحاظ زمانی و مکانی محدودیتی برای دسترسی به آنها ندارند(Oppenheim 1997;  (Foster 2000. با این وجود، به دلایل گوناگون پژوهشگران پیش‌بینی می‌کنند که درمیان‌مدت، کتابخانه‌ها هر دو گونه منابع سنتی و الکترونیکی را پشتیبانی خواهند کرد. کتابخانه‌هایی ازاین دست به نام کتابخانه‌های ترکیبی[4]‌ شناخته می‌شوند. چنین کتابخانه‌هایی الزامات هر دو محیط چاپی و الکترونیکی را پاسخ می‌گویند (Brophy 2000; Chowdhury and Chowdhury 2003, 6-7).
از جملة این دلایل می‌توان به این واقعیت اشاره کرد که کتابخانه‌ها چیزی بیشتر از مجموعه‌ای از اطلاعات هستند و به همین سبب نمی‌توان انتظار داشت که با الکترونیکی شدن اطلاعات، کارکردهای دیگر کتابخانه‌ها از میان بروند (Akeroyd 2001). از این گذشته منابع الکترونیکی بیشتر به عنوان مکمل منابع چاپی شناخته می‌شوند تا جایگزین آنها (Chen 2003) و پیش‌بینی می‌شود که تا دهها سال آینده همچنان مورد توجه و درخواست مردم باشند (Bruijnzeels 2002).
بدین ترتیب در میان‌مدت، اشتراک منابع و همکاری بین کتابخانه‌ها در بسیاری از موارد به شکل پیشین خود ادامه خواهد یافت. از این رو در شناخت عوامل موفقیت در این حوزه باید دو رویکرد را اتخاذ کرد. رویکرد اوّل به شناخت این عوامل در وضعیت سنتی کتابخانه‌ها اختصاص دارد. رویکرد دوم نیز به بررسی این عوامل در حالت الکترونیکی مربوط می‌شود. هر چند دستاوردهای این دو رویکرد می‌توانند در محورهایی به هم شبیه باشند، اما می‌توانند به صورت جداگانه نیز به کار روند. به‌ویژه در کشورهای کمتر توسعه‌یافته که افقی دورتر را برای دستیابی به کتابخانه‌های الکترونیکی دارند، توجه به شکل سنتی اشتراک منابع و همکاری بین کتابخانه‌ها از اهمیتی بیشتر برخوردار است.
بنابراین در این مقاله با کاربست رویکرد اوّل، به عوامل موفقیت اشتراک منابع در وضعیت سنتی کتابخانه‌ها توجه شده است. به این منظور نوشته‌های موجود تا سال 2000 میلادی بررسی و عوامل موفقیت استخراج شدند. سپس برای دسته‌بندی این عوامل در وهلة اوّل اشتراک منابع به عنوان یک «سیستم» تشریح گردید. نگرش استراتژیک به این عوامل برای تکمیل ابزار دسته‌بندی انتخاب و در نهایت، عوامل یافت شده در چارچوب مدل طراحی شده تشریح و تحلیل شدند.
 
اشتراک منابع به عنوان یک سیستم
برای «سیستـم» تعریفهایگوناگونی ارائه شده است که برخی از آنها عبارتند از:
ـ مجموعه‌ای از اجزا که برای انجام عملیاتی خاص، تنظیم شده باشند.         
(Wilson_and Wilson 1971, 19)
ـ مجمـوعه‌ای سـازمان‌یـافته از بخشهـای گـونـاگون یا زیـر بخشهایی که با تعاملات منظم به یک واحد بدل شده‌اند (Ammer and Ammer 1984).
ـ مجموعه‌ای از اجزا که برای ساختن یک کل پیچیده با یکدیگر پیوند یافته‌اند.
(Checkland 1989, 3; 1996)
ـ گروهی از اجزا که به منظور دستیابی به یک هدف مشترک، ترکیب شده‌اند.
  (Mcleod 1995)
به این ترتیب یک سیستم، از مجموعه‌ای از اجزا تشکیل شده است که این اجزا به شکلی با یکدیگر تعامل و ارتباط دارند که یک کل واحد و منسجم را تشکیل می‌دهند و به دنبال هدف یا هدفهای مشترکی هستند. علاوه بر اینها یک سیستم «در دریای محیط شناور است»، به این مفهوم که منابعی را از محیط دریافت می‌کند و حاصل فراوری آنها را به شکلی به محیط باز می‌گرداند. چنین نظامی‌که با محیط خود ارتباط دارد، به عنوان یک سیستم باز[5]شناخته می‌شود (Marion 1999, 52). (شکل 1)، مدل ساده چنین سیستمی را نشان می‌دهد. محیط یک سیستم، تمامی عوامل و شرایط خارج از مرز سیستم هستند که برحیات و توسعه آن تأثیر می‌گذارند (Anderws 1999, 52). به عبارت دیگر محیط یک سیستم شامل عواملی است که خارج از آن وجود دارند و می‌توانند تهدید یا فرصتی برای آن باشند (Jauch and Glueck 1988, 107).
 
شکل 1. اجزای سادة یک سیستم
محـیـط
خروجیهای سیستم
فراوری/ پردازش
 
ورودیهای سیستم
 
 
در صورتی که سیستم، دارای حلقة بازخوران[6]و سازوکار کنترل باشد به نحوی که بتواند خروجیهای خود را با تنظیم و اصلاح ورودیهای خودکنترل‌کند، یک سیستم حلقـه‌بستـه[7] نامیده می‌شود. چنین سیستمی دارای 3 عنصر کنترل شامل سازوکار کنترل، حلقه بازخوران و هدف است (McLeod 1995, 174). (شکل 2)، مدل ساده چنین سیستمی را نشان می‌دهد.
شکل 2. اجزای سادة یک سیستم حلقه‌بسته
 

ورودی

فراوری/ پردازش

سازوکار کنترل

هدفها

خروجی

 
در یک سیستم حلقه‌بسته، جریان منابع از بخش ورودی به بخش پردازش یا فراوری وارد می‌شود و از آنجا به بخش خروجی انتقال می‌یابد. سازوکار کنترل به طور پیوسته بر فرآیند پردازش منابع نظارت کرده تا از دستیابی سیستم به هدفهایش اطمینان حاصل کند. سازوکار کنترل، از طریق حلقه بازخوران به جریان منابع اتصال دارد. این حلقه، اطلاعات را از خروجیهای سیستم دریافت و برای سازوکار کنترل مهیا می‌سازد. سازوکار کنترل، علائم بازخوران را با هدفها مقایسه می‌کند و در صورت لزوم، علائمی را برای تغییر عملیات سیستم به بخش ورودی ارسال می‌دارد (Mcleod 1995, 13).
منابع یا ورودیهای سیستم نیز به صورتهای گوناگون شمارش شده‌اند. یکی از دسته‌بندیهای پرکاربرد، تقسیم منابع به چهار دسته نیروی انسانی، پول، منابع فیزیکی و اطلاعات است.
با توجه به جنبه‌های توصیف شده از سیستم، می‌توان به اشتراک منابع یا همکاری بین کتابخانه‌ها نیز از این زاویه نگریست. با این دیدگاه، اشتراک منابع سیستمی است متشکل از زیرسیستمها و اجزایی که برای رسیدن به هدفی مشترک با یکدیگر پیوندیافته و ترکیب شده‌اند. چنین سیستمی نیز از عواملی در خارج از مرزهای خود تأثیر می‌پذیرد و متقابلاً بر آنها تأثیر می‌گذارد که محیط آن را تشکیل می‌دهد.
هدف سیستم اشتراک منابع می‌تواند افزایش دسترسی به منابع، کاهش هزینه‌ها یا مانند آنها باشد. به این منظور، سیسـتم ورودیهـایـی از محیـط خود دریـافت می‌کنـد. این ورودیهـا می‌تواننـد شـامـل مجمـوعه‌های کتابخانه‌ها، تجهیزات رایانه‌ای، کارشناسان و کتابداران، اطلاعاتی مانند فهرستگانها و اعتبارات تخصیص یافته باشند. ورودیهای سیستم اشتراک منابع در فرایندهای همکاری، پردازش می‌شوند. این فرایندها در اشتراک منابع ممکن است شامل مواردی مانند حفاظت از مدارک، دسترسی مستقیم یا غیرمستقیم به منابع، مجموعه‌سازی مشترک و سازماندهی مشترک باشند. فراوری و پردازش ورودیهای سیستم اشتراک منابع، خروجیهای آن را فراهم می‌سازد که ممکن است مجموعه‌های حفاظت شده مدارک، مجموعه‌های مشترک و مکمل، امکان دسترسی به منابع و مانند آنها باشند.
سیستم اشتراک منابع با داشتن مدیریت مناسب، می‌تواند یک سیستم حلقه بسته باشد و بدین ترتیب سازوکاری برای کنترل میزانِ انطباق خروجیها با هدفها داشته باشد که در مواقع لزوم، اقدامات اصلاحی را در ورودیها و فرایندها به انجام رساند.
از آنجا که سیستم اشتراک منابع، کتابخانه‌ها و سازمانهای گوناگونی را برای همکاری گرد یکدیگر می‌آورد، توجه به فرهنگ سازمانی نیز در آن اهمیتی درخور می‌یابد (Child and Faulkner 1998, 232)
نقش فرهنگ نسبت به سایر عناصر سیستم که از آنها بحث شد، مانند چسبی است که اعضای یک سازمان را به یکدیگر متصل می‌کند (Kreithner and Kinicki 1995). هر چند درباره تعریف فرهنگ سازمانی در میان دانشمندان وفاقی وجود ندارد، اما ازمیان این تعاریف می‌توان به مواردی مانند اعتقادات، باورها و ارزشهای بادوام، محوری و مشترک بین اعضای سازمان و نهادهایی که این موارد را منعکس می‌سازند، اشاره کرد (Hofstede 1996).
چنین سیستمی در محیطی فعالیت می‌کند که از مجموعة عوامل خارجی مؤثر بر آن تشکیل شده است. این عوامل خارجی می‌توانند قوانین و مقررات، اوضاع و شرایط اقتصادی، فرهنگ عمومی و مانند آنها باشند.
رویکرد استراتـژیک به عوامل موفقیت اشتراک منابع
برای سیستم اشتراک منابع با توصیفی که از آن شد، مانند هر سیستم دیگر عواملی وجود دارند که دستیابی به هدفهای آن را تسهیل می‌کنند و مواردی نیز هستند که مانع از این امر می‌شوند. چنین عواملی ممکن است مربوط به درون سیستم باشند یا از محیط خارجی آن سرچشمه گرفته باشند. در حوزه استراتژی، به این عوامل در صورتی که درون سیستمی باشند، نقاط قوت و ضعف و در صورتی که خارجی باشند، فرصتهـا و تهدیدهـا گفته می‌شود برای تحلیل این عوامل به صورت سیستماتیک، مدلهایی نیز فراهم شده‌اند.
براساس یکی از مدلهای تحلیل محیط داخلی و خارجی به نام اس. دبلیو. ا. تی.[8] عوامل پیش برنده و بازدارنده یک سیستم، بررسی می‌شوند. اساساً این مدل برای شناخت سیستماتیک این عوامل و یافتن بهترین استراتژی برای همخوانی میان آنها به‌کار می‌رود. با استفاده از این مدل، عوامل پیش برنده یا موفقیت اشتراک منابع به دو دسته عوامل درون سیستمی و محیطی تقسیم می‌شوند. عوامل درونی، عواملی هستند که مربوط به سیستم اشتراک منابع، زیرسیستمها، اجزا، یا روابط آنها می‌شوند. عوامل محیطی نیز عواملی هستند که از خارج از مرزهای سیستم اشتراک منابع بر آن تأثیر می‌گذارند. علاوه براین، عوامل درونی را می‌توان به عنوان نقاط قوت و عوامل محیطی را به عنوان فرصتها بیان داشت. (شکل3)، این دسته‌بندی را براساس این مدل نشان می‌دهد.
 
جدول 1. تقسیم‌بندی عوامل پیش برنده و بازدارنده اشتراک منابع
براساس مدل اس. دبلیو.ا.تی.
 
عوامل درونی
عوامل محیطی
عوامل پیش‌برنده یا موفقیت
(نقاط قوت)
عوامل پیش‌برنده یا موفقیت
(فرصتها)
عوامل بازدارنده یا موانع
(نقاط ضعف)
عوامل بازدارنده یا موانع
(تهدیدها)
در این مدل، عوامل درونیِ پیش برنده یا موفقیت اشتراک منابع، آنهایی هستند که از منابع، مهارتها یا دیگر مزیتهای استراتژیک درون سیستم اشتراک منابع سرچشمه می‌گیرند.
آنچه سیستم در مورد آنها وضعیت مناسبی دارد و خوب عمل می‌ک
/ 0 نظر / 114 بازدید